Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

Расчеты с подотчетными лицами не теряют актуальности . Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо больших изменений. Но, как свидетельствует практика, в частности судебная (Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), бухгалтеры сейчас допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации либо подотчетных лиц. В статье рассмотрим главные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.



Законодательная база



При выдаче денег подотчет нужно руководствоваться
Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
. Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:



1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на потребности предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:




суммы, которую нужно выдать;

срока, на который выдаются деньги;

даты подписания заявления;

визы начальника организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.




Принципиально важно! С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу генерального директора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).



2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главный бухгалтер либо иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.





Принципиально важно! Так как с июня 2017 года выдача денег подотчет вероятна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, то есть с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна.



Методы выдачи наличных



Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее эргономичный на сегодняшний день метод — перечисление денег на банковскую карту.



Такая возможность выдачи наличных непременно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.



Для таких целей могут употребляться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, либо зарплатные карты.



В этом случае в заявлении на выдачу денег, кроме вышеуказанной информации, нужно указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле "Назначение платежа" указать, что перечисленные средства являются подотчетными (вероятные формулировки: "Задаток на хозяйственные потребности", "Задаток на оплату командировочных затрат").








Верно отчитаться по расходам





Подтверждением применения полученных денег по назначению является задаточный отчет (форма АО-1 унифицированная, Распоряжение № 55, используется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, либо дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главному бухгалтеру, бухгалтеру (если они отсутствуют, начальнику) с приложением документов, подтверждающих затраты.



Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.



Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, помимо подтверждающих затраты документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты затрат банковской картой (реестр платежей либо электронный журнал по счету карты).



Проверка АО, его утверждение начальником и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный начальником (в Приказе организации).



Окончательные расчеты



Обычная обстановка — в то время как выданная сумма не сходится с подтвержденными затратами по АО.



Так, в случае если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО начальником организации перерасход выдается наличными по РКО либо на банковскую карту. В последнем случае в поле "Назначение платежа" непременно указать "Выплата затрат по авансовому расчету № ___ от ____".





В случае если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который нужно вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также вероятен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска либо болезни, в случае если срок, на который выданы деньги, истек в то время. В случае если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:




в строке "Сумма" указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);

в строке "Основание" делается запись: "Возврат неиспользованных подотчетных денег";

в строке "Приложение" проставляются номер и дата АО.




В случае если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле "Наименование платежа" нужно сделать запись "возврат неиспользованных подотчетных сумм". Данная запись разрешит избежать неприятностей с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. В случае если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.



Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете



При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет употребляется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:







Дата проводки



Проводка



Отражена операция





дата выдачи денег



Д-т 71 К-т 50, 51,55



выданы деньги





Д-т 55 К-т 51, 52



перечислены деньги на корпоративную карту





дата списания денег



Д-т 73 К-т 55



списаны деньги со особого счета при отсутствии подтверждающих затраты документов





дата утверждения АО



Д-т 10 (08, 20, 26, 44) К-т 71



приняты к учету товары (работы, услуги)





срок, установленный в Приказе



Д-т 50, 51 К-т 71,73



от работника получен остаток неизрасходованных сумм





Д-т 71 К-т 50, 51



работнику возвращен перерасход по авансовому отчету









Д-т 94 К-т 71



отражены суммы, не возвращенные в установленный срок









Д-т 70 К-т 94, 73



из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок







Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих изюминок, установленных Приказом Министерства финансов Росиийской Федерации № 157н:




деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция нужных средств либо объяснение величины аванса; срок, на который выдаются финансовые средства;

форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены
Приказом Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н
.




Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, применяемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются фактически неизменны в течении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм подотчет. Основные правила, изложенные в статье, окажут помощь вам отыскать в памяти любой шаг в случае происхождения необходимости в выдаче денег сотруднику на потребности предприятия. Соблюдение изложенных правил разрешит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания затрат экономически необоснованными.




Форма АО-1



Скачать



Форма АО (0504505)



Скачать



Форма КО-2 (0310002)



Скачать

Суд 28 ноября приступит к рассмотрению дела о контрабанде алкоголя

Басманный райсуд Москвы 28 ноября приступит к рассмотрению по существу дела о контрабанде алкоголя, фигурантом которого является председатель совета директоров холдинга "Форум" Дмитрий Михальченко, сказала РАПСИ пресс-секретарь суда Юнона Царева.

Ранее было сказано что, по этому делу также проходят помощник директора ООО "КонтРейл Логистик Северо-Запад" Анатолий Киндзерский, вполне признавший свою вину, и Борис Коревский. Все мужчины обвиняются в совершении правонарушения, предусмотренного частью 3 статьи 200.2 УК РФ (контрабанда алкогольной продукции, совершенная организованной группой). Михальченко и Коревский частично признали вину в инкриминируемых им деяниях.

Из дела следует, что Михальченко является организатором контрабанды дорогих вин и иных элитных напитков. В 2015 году продукция покупалась в магазинах Европейского союза, планировала в порту германского Гамбурга и переправлялась в Россию в контейнерах под видом герметика. Сумма ущерба от контрабандного алкоголя составила более 61 миллиона рублей.

Согласно данным СМИ, офицеры федеральной службы безопастности неоднократно приходили с обысками в офис и загородный дом предпринимателя. Тогда своевременные мероприятия проводились в ходе расследования дела о больших хищениях в Минкультуры РФ.

Сумма переплаты пособия по беременности и родам облагается страховыми взносами

mizar_21984 / Shutterstock.com







Министр финаннсов России объяснил, что сумма ошибочно произведенной излишней оплаты периода временной нетрудоспособности по беременности и родам сверх размера пособия, исчисленного в правовом поле РФ об обязательном социальном страховании, не удержанная с работника, подлежит обложению страховыми взносами как выплата, создаваемая в рамках трудовых отношений работника и работодателя (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Министерства финансов России от 19 октября 2017 г. № 03-15-06/68336).

Отметим, что объектом обложения страховыми взносами для организаций будут считаться выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подп. 2 п. 1 ст. 419 Налогового кодекса), в частности, в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Наряду с этим база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по окончании каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных раздельно в отношении каждого физлица В первую очередь расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ (п. 1 ст. 421 НК РФ).

Так, не подлежат обложению страховыми взносами для организаций государственные пособия, выплачиваемые в правовом поле РФ, законами субъектов Федерации, решениями представительных муниципальных органов власти, в частности материальной помощи безработным, и пособия и иные виды обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию (подп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Со своей стороны пособие по беременности и родам является обязательным страховым обеспечением по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и связи с материнством. Оно выплачивается в определенном размере, установленном законом от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей".

МРОТ в России с 1 января 2018 года: чего ожидать?

В 2018–2019 гг. запланировано двухэтапное повышение МРОТ: с 1 января будущего года он повысится на 21,7 %, а c 2019 подрастет до прожиточного минимума. Что же нас ожидает поэтому? Давайте узнаем.



Новый федеральный МРОТ: новогодний презент Минтруда



В качестве подарка на 2018 год Минтруда приготовил всей стране новый минимальный размер зарплаты — 9489

руб. (85 % от прожиточного минимума). С 1 июля 2017 г. он уже увеличился, но очень мало: с 7500 до 7800 руб. за год. Но ставки растут, и в 2019 г. минимальный размер зарплаты сравняется с прожиточным минимумом — во втором полугодии 2017 г. он равен 11 163 руб. Но и эта цифра со временем изменится. В будущем минимальный размер зарплаты будет держаться на стопроцентном уровне прожиточного минимума, который, стоит сохранять надежду, станет деятельно расти.



Региональный МРОТ: кто больше?



В текущем году у правительства регионов стало возмможно устанавливать региональный минимальный размер зарплаты . Что радует, он может быть только выше федерального. К примеру, в Калининградской области он равен 10 500 руб., а в республике Саха — 17 388 руб.



Устанавливается региональный МРОТ в зависимости от социально-экономических условий региона и уровня прожиточного минимума населения. Соглашение о нем принимают 3 стороны:




правительство региона;

объединения профсоюзов;

объединения работодателей.




В то время как соглашение будет подписано и опубликовано в средствах массовой информации этого региона, к нему предложат присоединиться всем работодателям региона.





Для государственных и муниципальных учреждений региональный МРОТ действует без всяких оговорок и понижен быть не может.



Как отказаться от регионального минимального размера зарплаты



Работодатель из этого края (области) вправе отказаться от регионального минимального размера зарплаты , но его отказ должен быть растолкован. Отказ необходимо послать в местное отделение Комитета по труду и занятости в месячный срок после опубликования соглашения. В случае если этого не сделано, то машинально считается, что работодатель "подписался" под региональным соглашением. Заработная плат работника может быть меньше минимальной, лишь если он трудится неполный день.



Какие причины отказа может указать работодатель? К примеру, продукция его компании прекратила пользоваться популярностью, продажи сократились и т. д. В случае если такая компания не пошлёт отказ, но и зарплаты работникам не повысит, ее могут оштрафовать на 50 000 за каждое нарушение (после проверки трудинспектора), а при повторном обнаружении нарушения штраф может быть удвоен.



Как изменятся пособия и страховые взносы



На сумму пособия по временной нетрудоспособности МРОТ воздействует, только в случае если страж сотрудника — меньше полугода либо его заработная плат за два года до болезни (декрета) была меньше минимальной (или он вообще не получал зарплату). В остальных случаях при начислении пособия в расчет берется заработная плат работника.



Страховые взносы личных предпринимателей (ИП) привязаны к МРОТ, и увеличение последнего неминуемо влечет за собой их новые затраты. Но правительство внесло в Думу закон, в котором для ИП без наемных работников оно предлагает фиксированный размер взносов (пенсионное и медицинское страхование), который будет каждый год индексироваться. Планируемый фиксированный взнос на пенсионное страхование равен 26 545 руб, на медицинское — 5840 руб. (при таких условиях взносы увеличатся на 15,7 %, а вдруг сохранится их привязка к МРОТ — на 26,5 %). Норма, согласно которой дополнительный взнос на пенсионное страхование образовывает 1 % с доходов, превышающих 300 000 рублей в год, сохранится и в 2018 г.